Przygotowanie konferencji biznesowej to zadanie dość skomplikowane – zwłaszcza, jeśli podejmujemy się go po raz pierwszy. Nie chodzi przy tym o problem z dostępnością sal czy terminów (w dzisiejszych czasach wybór miejsc konferencyjnych jest tak ogromny, że każdy znajdzie coś dla siebie), lecz raczej o to, jak dopiąć wszystko na ostatni guzik. Na szczęście, w ostateczności zawsze można zlecić organizację konferencji firmie zewnętrznej.

Konferencje nastawione na cel

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek przygotowań dobrze jest zadać sobie pytanie, po co właściwie zwołujemy daną konferencję. Dokładne określenie tematu będzie niezwykle istotne, ponieważ pociągnie za sobą kolejne ważne kroki: pozwoli ułożyć listę zapraszanych prelegentów, zidentyfikować grupę docelową, określić dopuszczalny zakres cenowy itd. Oczywiście, można sobie wyobrazić sytuację, gdy konkretna firma organizuje wystawne konferencje jedynie po to, aby wzbudzić zainteresowanie danej branży, i nie przykłada większej wagi do jej wartości merytorycznych. Takie przypadki będą jednak raczej rzadkie i – na dłuższą metę – dość egzotyczne.

Kiedy określimy już cel spotkania oraz jego temat, możemy przystąpić do kwestii organizacyjnych. Wybierając salę, należy zadbać o jej możliwie największą przestronność oraz wyposażenie. Składają się na nie obowiązkowo: mikrofony z nagłośnieniem, rzutniki multimedialne, zaciemnienie, klimatyzacja oraz dostęp do sieci. To wyliczenie nie wyczerpuje oczywiście wszystkich możliwości.

Prelegenci

Goście zaproszeni na nasze spotkanie powinni być rozpoznawalni w branży, a jednocześnie uznawani za autorytety w swojej dziedzinie. Jeśli któryś z tych warunków nie zostanie spełniony, można jeszcze pokładać pewną nadzieję w doborze samych tematów prelekcji – im ciekawsze, tym większe wzbudzą zainteresowanie. Jeżeli jednak okaże się, iż nasi goście nie potrafią w istocie przekazać nic odkrywczego, konferencja może okazać się klapą.